`24.2.29.(목) / (☎ 5615, 5617)

행정지원과 기록정보팀 담당     김성열

행정지원과 기록정보팀 기록연구사  정현우

	2024년도 기록물관리 운영계획

2024. 2.

행정지원과

(기록·정보팀)

	2024년도 기록물관리 운영계획(요약)

■ 2023년도 추진 실적

❍ 찾아가는 학교기록물관리 맞춤형 컨설팅 실시(총 17개교)

❍ 학교 비전자기록물 폐기집행 완료(총 89개교, 43,058권)
❍ 표준기록관리시스템(RMS) 운영(연중)
❍ 기록물관리 담당자 실무교육 실시(연중)
❍ 학교 기록물관리 지도·점검 실시(총 29개교)

■ 2024년도 추진 계획

1월	2월		3월			4월	5월	6월	7월	8월	9월	10월	11월	12월
◻ 비전자기록물 평가․폐기 실시(4월~11월)
∘ 관할 학교 및 청내 보존서고 비전자기록물 평가 및 폐기 실시 - 절차: 평가 대상 선정 → 처리과 의견 조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의 → 심의에 따른 처분
◻ 전자기록물 및 비전자기록물 이관(3월~12월)
∘ K-에듀파인시스템 2020~2022년 생산 전자기록물 이관 실시 - 표준기록관리시스템으로의 전자기록물 인계인수, 청내 각 과 비전자기록물 보존서고 이관
◻ 찾아가는 학교기록물관리 컨설팅 실시(3월~12월)
∘ 학교 개별 현장에 맞춘 컨설팅 및 교육실시(신청대상 학교별 현장 맞춤)
◻ 학교 기록물관리 지도점검(4월~10월)
∘ 학교 대상 기록물관리 현장 점검 및 컨설팅 실시 - 절차: 자체점검표수합 → 현장점검대상 선정 → 현장점검 실시 → 후속조치 및 우수유공자 선정
◻ 국가기록원 기록관리 기관평가(3월~11월)
∘ 국가기록원 기록관리 기관평가 준비 및 자료 송부 - 절차: 증빙자료 제작 및 송부 → 1차 평가 → 이의신청 → 2차 평가 → 조정 회의 → 최종 평가

						목 차

Ⅰ. 개요	1

1. 목적	1

2. 추진 근거	1

3. 추진 방향	1

Ⅱ. 전년도 실적 및 개선방향	2

1. 2023년도 추진 실적	2

2. 개선방향	3

Ⅲ. 2024년 세부 추진 계획	3

1. 기록물의 체계적 관리	3

2. 기록물의 안전한 보존	7

3. 기록물관리 역량 강화	9

Ⅳ. 2024년 월별 주요업무 추진일정	10

Ⅴ. 예산 현황	10

	2024년도 기록물관리 운영계획

Ⅰ		개요

1. 목적

❍ 기록물관리 관련 법령에 근거한 기록물관리체계로 투명한 광주교육행정 지원

❍ 생산의무기록물에 대한 체계적인 생산 관리·감독

❍ 기록물관리 교육 및 방법론 공유를 통한 전 직원 실무능력 배양

2. 추진 근거

❍「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령, 시행규칙

❍「광주광역시교육청 기록물관리 운영 규정」

❍ 2024 광주교육 주요업무 추진계획 (5-4-4 교육정보통계 및 기록물관리)

3. 추진 방향

기록물관리의 체계화 및 적극행정 구현

기록물의 체계적 관리

기록물의 안전한 보존

기록물관리 역량 강화

∘ 중요기록물 생산·관리 강화

∘ 생산기록물의 철저한 기록화

∘ 기록물 평가 및 폐기

∘ 비전자 및 전자기록물 이관

∘ 기록관리시스템 운영

∘ 기록물 재난대비 계획 수립

∘ 보존서고 환경 관리

∘ 기록물 열람서비스 지원

∘ 기록물관리 지도점검

∘ 시청각기록물 관리체계 구축

∘ 기록물관리 교육

∘ 찾아가는 기록물관리 컨설팅

❍ 기록물의 체계적 관리

- 학교 및 우리 청 중요회의록 및 역사기록물 생산 및 등록 강화

- 생산 및 이관, 보존, 폐기 등 「공공기록물법」 절차에 따른 생애주기별 관리

- 전자기록물 인수 및 검수실시, 품질검사 및 오류 확인

❍ 기록물의 안전한 보존

- 전자 및 비전자기록물의 안전하고 효율적 관리 및 열람서비스 지원

- 청 내 보존서고 폐기대상 기록물 분류 및 폐기 집행(이관 용적량 확보)

❍ 기록물관리 역량 강화

- 학교 기록물관리 현장점검 및 컨설팅 중점 추진(우수기관 표창 4)

- 기록물관리 업무 중요성 인식 전환에 역점을 둔 교육 실시

- 시청각기록물 및 회의록 생산·등록·관리방법 체계 수립

Ⅱ		전년도 실적 및 개선방향

1. 2023년도 추진 실적

❍ 찾아가는 학교기록물관리 맞춤형 컨설팅 실시

- 각급학교 개별 상황 및 특수성 고려 맞춤형 기록물관리담당자 컨설팅 실시(5월~12월, 총 17개교)

❍ 표준기록관리시스템(RMS) 운영 및 이관 전자기록물 데이터 검수

- 전자기록물 열람서비스 지원을 위한 표준기록관리시스템 관리 운영

- 표준기록관리시스템 고도화에 따른 이관 전자기록물 데이터 검수 실시

❍ 기록물관리 담당자 실무교육 실시

- 기록물관리 업무전문성 제고 위한 담당자 전체 교육실시(4월, 1회)

- 교육연수원 및 학생해양수련원 기록물관리 실무교육 실시(5회)

- 동·서부 교육지원청 행정지원연수를 통한 기록물관리 실무교육(총 2회)

❍ 학교 비전자기록물 폐기집행 완료

- 처리과 의견조회, 기록연구사 예비심사 및 기록물평가심의회 폐기 확정

- 대상학교 총 89개의 폐기대상 기록물 총 43,058권 폐기집행 완료(11월)

❍ 학교 기록물관리 지도·점검 실시

- 학교 기록물관리 현장점검 및 우수기관 표창(총 29개교, 8~9월)

2. 개선방향

❍ 찾아가는 학교기록물관리 맞춤형 컨설팅의 주요 대상이 학교의 교원으로 지정될 수 있도록 관리

❍ 기록물관리교육의 기본적 실무내용(폐기, 이관, 등록 등)을 강화하여 신규 기록물관리업무담당자에 대한 교육 실효성의 제고 필요성

Ⅲ		2024년 세부 추진 계획

1. 기록물의 체계적 관리

1) 과제카드 관리

❍ (대상) 각 부서 및 학교의 과제카드 신설 요청 건

❍ (일정) 연중

❍ (내용) 신설 요청 과제카드 적절성 검토 후 승인

❍ (절차)

과제카드 승인 요청	➯	과제카드 검토 후 승인	➯	K-에듀파인시스템 반영
∘ 신설업무 등의 사유로 인한 과제카드 신설승인 요청		∘ 단위과제 매칭 및 과제카드명, 보존기간 등의 적절성 여부 검토		∘ 기록관 승인 후 반영 ∘ 반려 시 적정 단위과제 안내
(처리과)		(기록관)		(기록관)

2) 생산기록물의 철저한 기록화

❍ (대상) 생산 및 접수 기록물

❍ (일정) 연중

❍ (내용) 생산기록물 등이 미등록되지 않도록 지속적 안내 및 컨설팅 실시          (회계지출서류 및 회의록 등 미등록 방지 안내 및 교육 등)

❍ (방법) K-에듀파인시스템 상시 모니터링 및 컨설팅을 통한 점검 및 지도

3) 생산의무 기록물 생산 및 등록 강화

❍ (대상) 회의록, 시청각기록물

❍ (일정) 연중

❍ (내용)

- 각 처리과별 회의록 및 시청각기록물 생산 및 등록 안내

- 지도점검과 연계한 생산 및 등록 모니터링 강화

❍ (절차)

▬ 회의록 ▬

생산의무 대상 조사	➯	생산의무 안내	➯	생산 및 등록 이행 확인
∘ 위원회 현황 및 회의 개최횟수 등 조사		∘ 공공기록물법에 따른 회의록 생산의무 안내		∘ 회의록 생산 및 등록에 대한 K-에듀파인시스템 모니터링 및 지도·점검 실시
(기록관/처리과)		(기록관)		(기록관)

▬ 시청각기록물 ▬

생산의무 대상 조사 및 발굴	➯	생산의무 부과	➯	생산 및 등록 이행 확인
∘ 공공기록물법에 따른 생산 의무 시청각기록물 생산 현황 조사		∘ 공공기록물법에 따른 시청각기록물 생산의무 안내		∘ 시청각기록물 생산 및 등록에 대한 K-에듀파인 시스템 모니터링 및 지도·점검 실시
(기록관/처리과)		(기록관)		(기록관)

4) 기록물 생산현황 제출

❍ (대상) 2023년도 생산 및 접수 기록물

❍ (일정) 2024. 5. ~ 2024. 8.

❍ (내용)

- 전자기록물 및 비전자기록물 정리

- 기록물 생산현황 제출(처리과 → 기록관 → 국가기록원)

❍ (절차)

▬ 기록물 생산현황 제출 ▬

비전자기록물 생산현황 작성 및 제출 <′24. 5. 31.까지>	➯	비전자기록물 자료 취합 및 오류 검토 <′24. 7. 31.까지>	➯	국가기록원으로 기록물 생산현황 제출 <′24. 8. 31.까지>
(처리과)		(기록관)		(기록관)

5) 비전자기록물 이관

❍ (대상) 각 부서 보유기록물 중 인수 시기 경과 기록물

❍ (일정) 2024. 4. ~ 2024. 6.

❍ (내용)

- 비전자기록물(각 부서 → 기록관) 이관

- 혼용(전자+비전자)기록물 이관 포함

❍ (절차)

▬ 비전자기록물 이관 ▬

기록물 편철 및 정리	➯	이관목록 작성	➯	기록물 이관	➯	실물 및 목록 대조 확인
(각 부서)		(각 부서)		(각 부서)		(기록관)

6) 전자기록물 이관

❍ (대상) K-에듀파인 업무관리시스템 기록물(20~23년 생산분)

❍ (일정) 2024. 3. ~ 2024. 12

K-에듀파인 인계상황 및 RMS 이관규격 오류에 따라 일정변경 가능

❍ (내용) 전자기록물(업무관리시스템 → 기록관리시스템) 이관

❍ (절차)

▬ 전자기록물 이관 ▬

이관준비(기록물 정리 등) <업무관리시스템>	➯	기록물 접수 및 검수 <기록관리시스템>	➯	기록물 인수 완료 <기록관리시스템>
(처리과)		(기록관)		(기록관)

7) 기록물 평가 및 폐기

❍ (대상) 2023. 12. 31.자로 보존기간(10년 이하)이 만료된 기록물

❍ (일정) 2024. 4. ~ 2024. 11.

❍ (내용) 폐기대상 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 보류, 폐기 결정

❍ (절차)

▬ 기록물 평가 및 폐기 ▬

∘ 평가대상 선정 ∘ 평가심의서 작성	.➯	처리과 의견조회	➯	기록물관리 연구사 심사	➯	기록물평가심의회 심의	➯	폐기집행
(기록관)		(처리과)		(기록관)		(평가심의회)		(기록관)

❖ 기록물평가심의회 위원 현황

연 번	구 분	직 위	성 명	임 기	비 고
1	위원장	행정지원국장	노정환	해당직위 재직기간	당연직
2	위 원	행정지원과장	윤광민	해당직위 재직기간	당연직
3	위 원	평생교육복지과장	최금영	해당직위 재직기간	당연직
4	위 원	(前)교육행정공무원	나종훈	‘24.2.1.~‘26.1.31.	위촉직
5	위 원	(前)교육행정공무원	고홍배	‘23.10.12.~‘25.10.11.	위촉직

8) 기록물 공개 재분류

❍ (대상) 기록관리시스템 보유 2012년 생산 전자기록물

❍ (일정) 2024. 4. ~ 2024. 6.

❍ (내용) 부분/비공개기록물에 대한 공개 여부 재분류

❍ (절차)

▬ 공개재분류 ▬

공개재분류 계획 수립	➯	∘ 대상 선정 ∘ 기준서/검토서 작성	➯	처리과 의견조회	➯	공개 여부 확정 <결과 공표>
(기록관)		(기록관)		(기록관)		(기록관)

2. 기록물의 안전한 보존

1) 표준기록관리시스템(RMS) 운영 및 열람서비스 지원

❍ (일정) 연중

❍ (내용)

- (구)업무관리시스템(2011~2019)의 검색·열람 서비스 지원 중단

- 표준기록관리시스템 사용자 검색·열람 신청 증가로 효율적이고 신속한
열람서비스 지원

2) 기록물 재난대비 계획 수립

❍ (대상) 기록관 보유 기록물

❍ (일정) 2024. 3.

❍ (내용)

- 기록물관리 위험요소에 대한 예방 및 대응체계 마련

- 재난 발생 시 중요기록물의 신속한 대피를 위한 필수기록물 지정

	<필수기록물이란?>
비상사태나 재난 발생 시 조직이 업무나 기능을 지속하거나 기능을 회복하기 위하여 필수적으로 필요한 정보를 담는 기록

❍ (절차)

▬ 필수기록물 지정 ▬

기록물의 필수성 평가	➯	∘ 처리과의 필수성 평가에 대한 검토 ∘ 필수기록물 지정	➯	(지정)필수기록물에 대한 보존상자 편성 및 서가 재배치
(각 부서)		(기록관)		(기록관)

3) 전자기록물 보존포맷 변환

❍ (대상) 기록관리시스템 보유 전자기록물(2011년, 2012년 생산분)

❍ (일정) 2024. 4.

❍ (내용)

- 문서보존포맷(PDF/A) 변환: 보존기간 10년 이상 기록물

- 장기보존포맷 변환: 보존기간 30년 이상 기록물

❍ (절차)

▬ 보존포맷 변환 ▬

보존포맷 변환	➯	보존포맷 모니터링	➯	변환 실패 시 사유 확인	➯	재변환 및 후속조치
(기록관)		(기록관)		(기록관)		(기록관)

4) 기록물 정수점검 계획수립 및 실시

❍ (대상) 기록관 보유 비전자기록물

❍ (일정) 연중(3월 계획수립)

❍ (내용) 기록물 정수점검(기록물 목록 수정 및 서가 재배치 포함)

❍ (절차)

▬ 기록관 정수점검 ▬

기록물철 목록, 수량, 위치 등 확인	➯	기록물철 목록 재작성	➯	기록물 서가 재배치	➯	기록물 보존상자 관리번호 부여
(기록관)		(기록관)		(기록관)		(기록관)

6) 보존서고 환경 개선

❍ (대상) 우리 청 기록관 141.21㎡

❍ (일정) 2024. 4. ~ 2024. 6.

❍ (내용)

- 기록물 전문소독업체에 위탁하여 보존서고 소독 실시

- 기록물의 미세먼지 및 분진, 곰팡이 및 세균 등의 미생물 제거

- 보존서고 온습도 조절을 위한 항온항습기 상태 점검(분기별)

3. 기록물관리 역량 강화

1) 학교 기록물관리 지도점검

방역상황에 따라 방법 및 일정 변경가능

❍ (대상) 약 30개교(대상학교는 점검 세부계획에 반영)

3년 주기 현장점검의 중장기 계획 수립(90개 전체 기관)

❍ (일정) 2024. 4. ~ 2024. 10.

❍ (방법) 학교 자체점검표 평가 및 현장방문 점검실시

❍ (내용) 학교별 기록물관리 실태 점검 후 컨설팅 실시

❍ (후속조치) 점검결과 우수교 및 담당자 표창(교육감 1, 교육장3)

▬ 기록물관리 지도점검 ▬

전체 기관 자체점검표 제출	➯	현장점검 대상 선정 및 안내	➯	현장점검 실시	➯	후속조치 및 우수유공자 선정
(90개 학교)		(기록관)		(기록관)		(기록관)

2) 기록물관리 교육

❍ 찾아가는 기록물관리 맞춤형 컨설팅

- (과정명) 학교현장 기록물 실무교육 및 현장 맞춤 컨설팅

- (대상) 컨설팅 신청 학교

- (일정) 2024. 4. ~ 2024. 10.

- (내용) 학교 개별 현장에 맞춘 컨설팅 및 교육실시

❍ 기록물관리 담당자 교육

- (과정명) 기록물관리 담당자 실무 교육

- (대상) 관할 학교 전체 기록물관리 담당자

- (일정) 2024. 4.

- (내용) 실제 사례 중심 기록물관리 실무 연수

2) 국가기록원 기록관리 기관평가

❍ 찾아가는 기록물관리 맞춤형 컨설팅

- (일정) 2024. 3. ~ 2024. 11.

- (내용) 2023년 기록물관리 업무에 관한 13개 지표 실적 평가

Ⅳ		2024년 월별 주요업무 추진일정

월 별 주 요 업 무	1월	2월	3월	4월	5월	6월	7월	8월	9월	10월	11월	12월
과제카드 관리 및 승인
생산기록물의 철저한 기록화
생산의무기록물 생산 및 등록 강화
기록물 정리 및 생산현황 제출
비전자기록물 이관
전자기록물 이관
기록물 평가 및 폐기
기록물 공개 재분류
표준기록관리시스템 운영
기록물 재난대비 계획 수립
전자기록물 보존포맷 변환
기록물 정수 점검
보존서고 환경개선
학교 기록물관리 지도점검
기록물관리 담당자 전체교육
국가기록원 기록관리 기관평가

Ⅴ		예산 현황

(단위: 천원)

세세부사업명	2023년도	2024년도(*)	주요 예산		비고
			구분	예산
업무관리시스템운영	10,860	9,360	일반운영비	8,400	교육인쇄비 및 문서고 소독비 등
			업무추진비	960